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CEDAR行政書士事務所
京都で車庫証明の申請書・自認書・使用承諾書の書き方｜失敗しない記入のコツ
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普通車の車庫証明で使う主な書類は、次の3つです。
- 自動車保管場所証明申請書
- 自認書
- 保管場所使用承諾証明書
このほかに、保管場所の所在図・配置図も必要ですが、図面の書き方は少しコツがいるため、別の記事で詳しく解説します。
この記事では、京都で普通車の車庫証明を申請する場合を前提に、申請書、自認書、使用承諾書の基本的な書き方と、間違いやすいポイントを整理します。
京都府警の案内では、普通車の車庫証明に必要な書類として、自動車保管場所証明申請書2枚、自動車保管場所使用権原疎明書面、保管場所の所在図・配置図が挙げられています。
1. まずは「自認書」と「使用承諾書」のどちらが必要かを確認しましょう
車庫証明の書類で最初に迷いやすいのが、自認書と使用承諾書のどちらを使うのかです。
考え方はシンプルです。
自分の土地や建物を保管場所として使う場合
→ 自認書を使います。
他人の土地や建物を保管場所として使う場合
→ 保管場所使用承諾証明書などを用意します。
たとえば、月極駐車場、賃貸マンションの駐車場、親族名義の土地、会社や家族が所有している土地などを使う場合は、「自分だけの所有地」ではありませんので、使用承諾書が必要になるケースが多いです。
京都府警の案内でも、自分の土地または建物を保管場所として使う場合は自認書、他人の土地または建物を使う場合は保管場所使用承諾証明書や駐車場賃貸契約書の写しなどが挙げられています。
2. 書き始める前に用意しておくもの
書類を書き始める前に、次のものを手元に用意しておくと作業がスムーズになります。
車検証 または 自動車検査証記録事項
車名、型式、車台番号、自動車の大きさを確認するために使います。
駐車場の住所や区画番号が分かる資料
月極駐車場の場合は、駐車場の正確な所在地、名称、区画番号、契約期間などが分かる資料があると便利です。
申請者の住所・氏名・電話番号が分かる資料
運転免許証、住民票、車検証などを見ながら、住所の表記ゆれがないように確認します。
保管場所を管轄する警察署名
書類の宛先になります。自宅の最寄りの警察署ではなく、保管場所を管轄する警察署です。
京都府警の各種申請書様式ページでは、自動車保管場所証明申請書、自認書、保管場所使用承諾証明書、所在図・配置図の様式と記載例が公開されています。スマートフォンやタブレットでExcelデータを開くと不具合が出る可能性があるため、パソコンからのダウンロードが推奨されています。
3. 自動車保管場所証明申請書の書き方
車庫証明のメインになる書類が、自動車保管場所証明申請書です。
京都府警の案内では、普通車の場合、この申請書は2枚必要とされています。
車名
車名欄には、車検証の「車名」欄に書かれている内容を転記します。
ここでいう車名は、車種名やグレード名ではありません。
たとえば、車検証の車名欄に「トヨタ」と書かれていれば「トヨタ」と記入します。
「プリウス」「アルファード」「ロードスター」などの商品名を書く欄ではありません。
型式・車台番号
型式と車台番号は、車検証または自動車検査証記録事項を見ながら、正確に転記します。
ここは特に間違いやすい欄です。
京都府警の記入例でも、0（ゼロ）とO（オー）、1（イチ）とL（エル）、**2（ニ）とZ（ゼット）**など、アルファベットと数字の記載誤りや脱字に注意するよう案内されています。
車台番号は、1文字違うだけでも別の車を示すことになります。慌てて書かず、車検証を見ながら1文字ずつ確認しましょう。
自動車の大きさ
自動車の長さ、幅、高さを、センチメートル単位で記入します。
こちらも車検証や自動車検査証記録事項を見ながら転記します。
京都府警の記入例では、「自動車の大きさ」欄は、点線内に右詰めで記載するよう案内されています。
自動車の使用の本拠の位置
「自動車の使用の本拠の位置」は、簡単にいうと、その車を普段使う拠点です。
個人の場合は、多くの場合、実際に住んでいる自宅住所になります。住民票や運転免許証の住所と同じ場合は、それらの表記にできるだけ合わせて書くと安心です。
ただし、この欄は単に「住民票上の住所を機械的に書く欄」ではありません。本来は、車を実際に使用する拠点を書く欄です。
たとえば、住民票は実家のままで、実際には京都市内の賃貸住宅に住み、車もその賃貸住宅を拠点に使う場合などは、判断に注意が必要です。
申請者欄の住所と使用の本拠の位置が異なる場合は、警察署で確認を受けることがあります。不安な場合は、事前に保管場所を管轄する警察署へ確認しておくと安心です。
自動車の保管場所の位置
「自動車の保管場所の位置」には、実際に車を置く場所の住所を書きます。
自宅敷地内に置く場合は、使用の本拠の位置と同じ住所になることがあります。
一方、月極駐車場を借りる場合は、自宅住所ではなく、駐車場そのものの所在地を書きます。
ここで書くのは、管理会社の住所や貸主の住所ではありません。実際に車を置く駐車場の住所です。
月極駐車場を契約する場合、通常は、駐車場賃貸借契約書、保管場所使用承諾証明書、申込書、重要事項説明書などに、駐車場の所在地、駐車場名、区画番号が記載されています。
もし契約書に駐車場名や区画番号しか書かれておらず、所在地がはっきり分からない場合は、管理会社や貸主に次のように確認するとよいです。
車庫証明を申請したいので、申請書の「自動車の保管場所の位置」に記入する駐車場の所在地を教えてください。区画番号もあれば併せてお願いします。
さらに、使用承諾書を発行してもらう場合は、次のように確認すると、申請書・使用承諾書・所在図・配置図の住所表記をそろえやすくなります。
保管場所使用承諾証明書に記載する住所と同じ表記で教えてください。
宛先
申請書の宛先は、自動車の保管場所の位置を管轄する警察署長です。
京都府警の記入例でも、宛先は自動車の保管場所の位置を管轄する警察署であると案内されています。
ここで間違いやすいのは、申請者の住所地を管轄する警察署とは限らない点です。
自宅と駐車場が別の警察署の管轄にある場合は、駐車場の所在地を管轄する警察署に申請します。
申請年月日
申請書には、申請日を記入します。
基本的には、実際に警察署へ提出する日を記入します。
提出日がはっきり決まっていない場合は、あらかじめ空欄にしておき、提出当日に記入する方法でもよいでしょう。
申請者
申請者欄には、車を使用する人、つまり車庫証明を申請する人の住所、氏名、電話番号などを記入します。
京都府警の記入例では、郵便番号、住所、電話番号、氏名は、できるだけ点線内に記載するよう案内されています。
電話番号は、日中連絡が取れる番号を書いておくと安心です。書類に不明点があった場合、警察署から確認の連絡が入ることがあります。
使用権原（保管場所の所有区分）
申請書には、保管場所の所有区分を選ぶ欄があります。
京都府警の記入例では、保管場所の所有者が申請者本人である場合は「自己」、申請者以外である場合は「他人」、申請者を含む複数人の共有である場合は「共有」に○印を付けるとされています。
自分ひとりの所有地であれば「自己」。
月極駐車場や親族名義の土地であれば「他人」。
申請者を含む共有名義であれば「共有」。
このように考えると分かりやすいです。
連絡先
申請書には、申請者欄とは別に「連絡先」を記入する欄があります。
ここは少し誤解しやすいところです。
京都府警の記入例では、代理申請の場合など、申請内容に関する確認を申請者以外の人に行った方がよい場合に、その方の氏名と電話番号を記載するよう案内されています。
つまり、連絡先欄は、警察署から申請内容について問い合わせがあったときに、内容を説明できる担当者を書く欄です。
本人申請であれば、空欄、または本人の連絡先でも大きな問題にならないことが多いです。
一方、行政書士、販売店、家族などが書類作成や提出を行い、警察署からの確認をその担当者にしてほしい場合は、連絡先欄にその方の氏名と電話番号を記入します。
行政書士が受任している場合は、次のようなイメージです。
氏名：杉本 良一（CEDAR行政書士事務所）
電話：事務所の電話番号
この場合でも、申請者欄は行政書士の名前ではなく、あくまでお客様、つまり申請する本人の住所・氏名を記入します。
申請者欄は、車庫証明を申請する本人。
連絡先欄は、必要に応じて警察署から確認を受ける担当者。
このように分けて考えるとよいでしょう。
新規・代替
簡単にいうと、その保管場所に車を増やすのか、今ある車と入れ替えるのかを確認する欄です。
京都府警の記入例では、申請する車をその保管場所に新規または追加で保管する場合は「新規」、すでに保管中である申請者の自動車との入替えにより保管する場合は「代替」に○印を付けるとされています。
**「新規」**は、その保管場所に今回の車を新しく置く場合です。初めて車を買う場合や、2台目を追加する場合などがこれに当たります。
**「代替」**は、すでにその保管場所に置いている車と、今回の車を入れ替える場合です。たとえば、今の車を下取りに出して、同じ駐車場に新しい車を置く場合などです。
「代替」を選んだ場合は、「前車」欄に、これまでその保管場所に置いていた車の登録番号または車両番号を記入します。また、「現車」欄には、今回申請する車の登録番号を記入します。「新規」を選んだ場合は、「前車」欄と「現車」欄はいずれも空欄で提出します。
車を買ったかどうかではなく、保管場所に車が増えるのか、入れ替わるだけなのかで考えると分かりやすいです。
申請書の押印について
現在の京都府警の公開様式では、申請者が押印することを前提にした欄は見当たりません。申請書は、住所・氏名・電話番号などを記入する形式になっています。
古い様式や他府県の古い説明では、押印の記載が残っている場合がありますが、実際に提出する際は、京都府警の最新様式を使い、警察署窓口の案内に従ってください。
4. 自認書の書き方
正式には、保管場所使用権原疎明書面（自認書）といいます。
これは、自分の土地や建物を保管場所として使う場合に、「この場所は自分の所有であり、保管場所として使えます」と示すための書類です。
証明申請に○を付ける
今回の記事で想定している、普通車の新規登録、名義変更または住所変更に伴って車庫証明書を取得する場合は、「証明申請」に○を付けます。
一方、軽自動車の保管場所届出や、普通車で使用の本拠を変えずに保管場所だけを変更する場合は、「届出」に○を付けます。
土地・建物に○を付ける
保管場所である土地が自己所有の場合は「土地」に○を付けます。
土地と建物の両方が自己所有で、建物内の車庫などを使う場合は、両方に○を付けるケースがあります。
京都府警の自認書の記入例でも、土地・建物の選択について案内されています。
宛先は保管場所を管轄する警察署
自認書の宛先にも、保管場所を管轄する警察署を書きます。
申請者の住所地ではなく、車を置く場所の管轄です。
申請書の宛先とズレないようにしましょう。
住所・氏名・電話番号
自認書には、申請者本人の住所、氏名、電話番号を記入します。
申請書に書いた申請者欄と表記がズレないようにしましょう。
たとえば、申請書では「一丁目1番1号」、自認書では「1-1-1」と書くなど、表記が大きく違うと確認に時間がかかることがあります。
自認書の押印について
京都府警の現在の自認書様式は、住所・電話・氏名などを記入する形式で、押印欄は見当たりません。
記入内容を確認してから提出しましょう。
5. 保管場所使用承諾証明書の書き方
月極駐車場、賃貸マンションの駐車場、親族名義の土地など、自分以外の人が所有または管理している場所を保管場所として使う場合に用意する書類です。
実務上は、大家さん、管理会社、駐車場オーナーなどに記入・発行してもらうことが多いです。
使用承諾書は、あくまで駐車場のオーナーや管理会社など、保管場所の使用を承諾できる人・会社に発行してもらう書類です。
行政書士が車庫証明申請を受任する場合でも、勝手に承諾証明書を作成することはできません。
保管場所の位置
使用承諾書の「保管場所の位置」は、申請書の「自動車の保管場所の位置」と同じ内容になるように書きます。
京都府警の使用承諾証明書の記入例でも、申請書または届出書の「自動車の保管場所の位置」欄と同じ内容であると案内されています。
住所の番地、マンション名、駐車場名、区画番号などの表記がバラバラにならないように注意しましょう。
駐車場の名称・駐車位置番号
駐車場に名称がある場合は、駐車場の名称を記入します。
駐車場内に複数の区画があり、特定の区画を使う場合は、「2番」「A-3」などの駐車位置番号を記入します。
京都府警の記入例でも、駐車場に名称がある場合や、特定の駐車枠の使用が承諾された場合の書き方が案内されています。
区画番号の記載漏れは、所在図・配置図との不一致にもつながります。
使用者欄・承諾者欄
使用者欄には、車庫証明を申請する本人の情報を記入します。
承諾者欄には、その保管場所を使用することを承諾した人の住所、氏名、電話番号などが記入されます。
親族名義の土地を使う場合でも、土地の所有者が親族であれば、その親族からの承諾が必要になります。
使用期間
月極駐車場など、賃貸借契約により保管場所を使う場合は、通常、駐車場の契約期間を記入します。
京都府警の使用承諾証明書の記入例でも、賃貸借契約により使用する場合は、通常、契約期間であると案内されています。
管理会社によっては、車庫証明用の使用承諾証明書を1年間の期間で発行することもありますが、実際には契約書や管理会社の発行内容に合わせます。
ここで注意したいのは、申請時点で、その駐車場を使用できる権原が確認できることです。
使用期間の開始日が申請日より後になっている場合、申請時点で保管場所として使用できるかどうか、確認が必要になることがあります。
管理会社や大家さんに依頼する際は、次のように伝えると安心です。
車庫証明の申請に使うため、申請日時点で有効な使用期間で発行してください。
使用承諾書の押印について
ここは誤解しやすいところです。
「車庫証明の書類はハンコがいらなくなった」と聞いて、使用承諾書まで自分で書いてしまうのは危険です。
現在の京都府警の保管場所使用承諾証明書の様式は、保管場所の位置、駐車場の名称、駐車位置番号、使用者、使用期間、承諾者の住所・氏名・電話番号などを記入する形式です。
重要なのは、押印の有無そのものよりも、承諾権限のある人・会社が正しく作成または発行した書類であることです。
申請者が承諾者欄を勝手に記入することはできません。
一方で、管理会社の所定様式や社内運用により、社印や押印が入った状態で発行されることもあります。
その場合は、管理会社が発行した書類をそのまま使用します。
6. 駐車場契約書の写しを使う場合の注意点
他人の土地や建物を使う場合、使用承諾証明書のほか、駐車場賃貸契約書の写しや駐車場料金の領収書なども、使用権原を示す書面として使える場合があります。
ただし、契約書の写しを使う場合は注意が必要です。
京都府警の案内では、次のような契約書は、有効なものとして取り扱えない場合があるとされています。
- 契約者と使用者が異なり、契約内容に又貸し禁止、つまり転貸禁止が明記されているもの
- すでに使用権原が失われているもの
※ただし、当初の契約期間満了後に自動更新する旨の記載があるものは除かれます。 - 申請する自動車と異なる自動車のナンバーが記載されているもの
「契約書があるから大丈夫」とは限りません。
契約期間、契約者名、使用者名、車両番号、又貸し禁止の有無などを申請前に確認しておきましょう。
少しでも内容に不安がある場合は、管理会社に保管場所使用承諾証明書を発行してもらう方が安心です。
7. よくある記入ミス・つまずきポイント
申請書、自認書、使用承諾書でよくあるミスを整理します。
車名に車種名を書いてしまう
車検証どおり、「トヨタ」などのメーカー名を書きます。
型式・車台番号を間違える
特に、0とO、1とL、2とZの混同に注意しましょう。
使用の本拠と保管場所を逆に書く
使用の本拠は車を普段使う拠点、保管場所は実際に車を置く場所です。
保管場所の位置に管理会社の住所を書いてしまう
月極駐車場の場合に書くのは、管理会社や貸主の住所ではなく、実際に車を置く駐車場の所在地です。
宛先の警察署を間違える
住所地の警察署ではなく、駐車場の所在地を管轄する警察署です。
連絡先欄の意味を誤解する
本人申請であれば、空欄や本人の連絡先でも大きな問題にならないことが多いです。行政書士や販売店が対応する場合は、その担当者の氏名・電話番号を書くとスムーズです。
使用承諾書を自分で勝手に書いてしまう
必ず、承諾権限のある人・会社に記入または発行してもらう書類です。
使用期間が申請日時点で有効になっていない
使用期間の開始日が申請日より後になっている場合は、申請時点でその駐車場を使えるかどうか確認が必要になることがあります。
新規と代替を取り違える
同じ駐車場で車を入れ替える場合は「代替」になります。
申請書と使用承諾書で住所表記がズレる
番地、建物名、駐車場名、区画番号の表記はできるだけ合わせましょう。
契約期間が切れている
自動更新条項があるか確認し、不明な場合は管理会社に確認しましょう。
まとめ
車庫証明の書類は、一見すると難しそうに見えますが、基本は次の3点です。
- 車検証の情報を正確に転記すること。
- 使用の本拠と保管場所を取り違えないこと。
- 自認書と使用承諾書を正しく使い分けること。
保管場所使用承諾証明書は、駐車場のオーナーや管理会社など、承諾権限のある人・会社に記入または発行してもらう書類です。
使用期間については、駐車場の契約期間や管理会社の発行内容に合わせ、申請日時点で有効な期間になっているか確認しておくと安心です。
丁寧に準備すれば、自分で申請することも十分可能です。
ただし、管理会社とのやり取りに時間がかかったり、平日に何度も警察署へ行くのが難しい場合もあります。
京都で車庫証明や自動車登録の手続きに不安がある、書類の不備をできるだけ避け、スムーズに進めたいという方は、CEDAR行政書士事務所でもご相談を承っています。
